会議を相手と直接会って行う場合も、オンラインで行う場合も、限られた時間の中で会議の目的を達成することが大切です。今回は、会議を有効的に行うために準備すべきことをいくつかご紹介します。
1. 目的を明確にする
会議を開くことが目的ではなく、会議を通して結果を出すことが目的です。会議の主旨や目的を参加者に明確に伝えることで、参加者は事前に自分の考えをまとめられるため、より効率よく会議を進めることができます。
2. 議題を設定する
目的から脱線せずに会議を進めるためには、あらかじめ議題を決めて印刷し、参加者に配布しておきましょう。ポイントとなる点や、目的、誰がどのトピックについて話すか等の内容も記載しておくことが大切です。
3. 参加者の発言を認める
会議は、全ての参加者が自分たちの意見を述べることができる場所であるべきです。そのためには、全ての参加者がフィードバックや意見を出すことができる機会を与えることが大切です。参加者が意見を出せない会議は時間の無駄です。
4. 予定や進行スケジュールを決める
会議を予定された通りに行い、議題を中心に会議をを進めることができる責任者はいますか？会議の目的からずれてしまうことのないよう、進めましょう。
5. 答えとアクション・ステップを定義する
意見を出し合い議論をすることも大切ですが、会議では個々の考える「答え」を出し次のステップを見出すことが最も重要です。結果を出すことが最終目的であり、あなたの時間を有効的に使うためのヒントになります。
6. 議事録の配布
会議が始まる前に、議事録係を決めましょう。会議の後に議事録を配布することにより、参加者全員が会議の内容を理解し同意したことを承認するものとなります。また、参加者同士の誤解や認識の違いが解消され、あなたが次に何をすべきかが明確になります。
しばらく前になりますが、私たは州外に住むは就職希望の女性とSkypeで面接をしました。Skypeでの面接に問題はなかったのですが、面接をするための環境がいかに大切かを感じました。面接を受ける彼女の部屋には山積みの服がベッドに置かれ、整理されていない彼女のクローゼットが映っていました。
ビデオ会議の重要性は、相手と繋がり、相手の表情を見ながら話ができる事ですが、繋がっているカメラに映るあなたの環境が、相手にどのような印象を与えるかを考えることも必要です。もしもあなたの背後にゴミが散らかっていたら、あなたは「整理整頓ができない人」といった印象を与えてしまう可能性があります。たとえビデオ会議であっても、第一印象は重要です。
顧客とのコミュニケーション、社内での会議や就職面接をビデオ会議を行う前に、次のポイントを確認してみてください。
1. 場所
もしも家の中からビデオ会議に参加する場合は、ラジオやTVからの音が入らないように注意しましょう。家族やルームメイトがいる場合は、ビデオ会議を行うことを伝えておきましょう。もしもオフィスの中で行う場合は、携帯の電源をオフ（またはマナーモード）にし周りのスタッフの話し声が入らないよう確認が必要です。雑音が入らず、相手に自分の声がクリアに聞こえることが何よりも重要です。
2. 背景
必ずしも会議室である必要はありませんが、ビデオ会議で映る背景は無地が理想です。相手は、あなたの背景やカメラに映る周りの様子から、あなたのキャラクターを判断する可能性もあるためです。ほとんどのビデオ会議システムにはテストモードがあります。座席の位置、カメラに映る自分の背景や周りの様子に問題はないか、あらかじめ確認をしておきましょう。
3. 服装
オフィスで会議に参加していないビデオ会議の場合でも、相手や状況に適した服装を心がけてください。プロフェッショナルで好印象であることが大切です。実際に就職の面接で何を来て行くか？を考えてみてください。
4. 部屋の明るさ
部屋の明るさは、あなたの顔がはっきり見ることができる明るさであることが重要です。もしも部屋の中が暗く、相手があなたの顔を見ることができなければ、ビデオ通話の意味がありません。
5. 安定したインターネット環境
不安定な通信で行うビデオ会議はお互いに大きなストレスになります。会議の前に誰かとビデオ通話を行い、通信速度や音質などに問題がないか確認をしておきましょう。
京都市のアニメ制作会社「京都アニメーション」のスタジオで7月18日に起きた放火火災に際し、被害に合われた社員の皆様とご家族の皆様、関係者の皆様に心からお悔やみとお見舞いを申し上げます。
PSPinc スタッフ一同
リモート会議（2019/05/07 VR会議の準備へリンク）の参加者にも適切なツールがインストールされていれば、VR会議を行う準備は完了です。事前に全ての参加者が、お互いに繋がっているかどうかを確認しましょう。
もしもVR会議の参加者が100人またはそれ以上と予想される場合、例えばセミナーのようなものである場合は？皆さんは、「ウェブ」と「セミナー」を合わせた「ウェビナー」をご存知ですか？
参加者が開催場所まで移動する手間を無くしたい、または、実際に開催場所に集まった参加者とオンライン上の参加者と一緒にセミナーを開催したい場合は、ウェビナー、つまり、仮想（VR）セミナーを検討してみても良いかもしれません。
ウェビナーは、より多くの人を参加者として集めるために便利な方法です。実際に開催場所に集まることができるかどうかに関わらず、ウェビナーを通して、多くの人が同じようにトレーニングやクラスを受けることができます。また、VR上の参加者も同等に質疑応答をしたり、アンケートやクイズなど、コミュニケーションを取ることも可能です。主催者がどのようなウェビナーを開くかにより、様々なオプションがあります。
GoToWebinar, AnyMeeting, Zoom など（利用後にはサービスの契約が必要）無料トライアルを提供しているウェビナーツールはおすすめです。まずは、どのツールが自分の開催するウェビナーに合っているかを確認してみてください。
１９８７年７月７日
現同社会長、内倉憲一が米国ワシントン州マーサーアイランド市に米国ソフトウエアを日本に紹介する目的でPSPinc設立
１９９０年代
インターネット・スペシャリストとして大きなビジネス転換に着手
２０００年
安定したEメール＆ウェブサイトのホステイングを提供できる自社サーバーを構築
２０１７年
創立３０周年
２０１９年
約40,000社様のホスティングをお預かりするまでに成長し、32歳を迎えました。
今後とも宜しくお願い申し上げます。
お客様アンケートをとるベストなタイミングは、実際にサービスを行った後や対応後すぐに行う ことがポイントです。日数が経てば誰しも経験した事や感覚は薄れてしまいます。より具体的で明 確な答えが受け取ることができるよう、アンケートはなるべく早めに行いましょう。
お客様への質問は、「弊社のサービスに満足できましたか?」の1つでも構いません。
実際に、お客様からのフィードバックを集めるために PSPinc で行っている方法をご紹介します
1. フィードバックフォーム
PSPinc で開発された顧客管理システムを使い、Eメール式でアンケートを送るシステムです。 PSPinc のサポートスタッフがお客様の対応後すぐにフォローアップのEメールをお送りし、アン ケートに答えていただきます。サポート対応後の率直なご意見・感想、問題点を把握することがで きます。
詳細はこちらから>> https://www.pilotsbt.com/feedback
2. オピニオンスタンド
PSPinc のロビーに設置されたオピニオンスタンドでは、お客様がお帰りの際に「How did we do?」の質問に答えていただきます。
詳細はこちらから>> https://www.opinionstand.com/jpn
お客様との繋がりやお客様の意見は大切です。このようなシンプルで簡単な方法でフィードバック を集めることにより、今何が必要で何を改善すべきかが明確になります。
フォーカスグループ(*)では、顧客からより明確で細かいフィードバックを収集し、顧客が何を求め ているかを見い出すことができます。特に、製品やサービスの紹介、変更、販売中止などの大き な決断を伴う時は(あなたの直感で判断せず)顧客からのフィードバックが大きな役割を果たし ます。
*フォーカスグループ:サービス、商品、宣伝などについてグループ対話形式で互いに意見を出し 合い、議論するために集められたグループ。
効果的にフォーカスグループの参加者を集めるための5つのステップをご紹介します。
1. 目的の設定
フォーカスグループの参加者からどのような情報を集めたいか?何を学びたいか?自分の目的を明 確にし、目的に合ったフォーカスグループを計画します。
2. 参加者を集める
フォーカスグループの参加者選びには注意が必要です。まずは目的を思い出してください。参加者 は企業の人々または消費者かどうか。年齢層。収入レベルや場所は限定すべきか。あなたの会社 を気に入ってくれている人々か、またはあなたの会社の製品を利用しなくなった人々に参加を求 めるべきか。ある程度の条件は必要ですが、異なる背景を持つ参加者を集めることも必要かもし れません。また、前もって参加を促したい人々に簡単な質問事項を送り、回答内容から選考する 方法もあります。
3. インセンティブ(参加意欲を引き出すもの)の提供
時は金なり。大切な時間を割いて協力してくれる参加者には、商品のディスカウントやギフトカー ドなど、お礼となるものを準備します。お礼は何であれ、相手の立場になり、フォーカスグループ への参加と価値のあるものを選びます。
4. 面接
参加者と個人面接を行うことで、相手の声のトーン、表情、雰囲気など、相手の細かな部分を知る ことができます。面接での質問事項は前もって準備をし、面接では相手に率直に質問します。相手 を先導することはせず、偏見なく、客観的に返答を受け入れます。
5. メモをとる
面接では相手をよく知る機会なので、参加者の雰囲気、表情、感情、質問に対してすぐに回答で きたか等に注目し、記録としてメモを取ることポイントです。
その他にも、フォーカスグループへの質問事項のサンプルはたくさんあります。フォーカスグルー プを成功させる秘訣は、とにかくしっかりと準備をしておくことが大切です。
相手に何かを質問する時、「こうであったらいいな」と自分の中で無意識に答えを期待している 時はありませんか?
顧客から正直なフィードバックを受け取るためには、個人的な期待や固定観 念は捨てるべきです。
マネージメントのリーダーとして有名なピーター・ドラッカーは「FAXは私達の質問する技術に影 響した代表例だ」と語っています。
アメリカのマーケットにFAXが登場する前、アメリカの製造業者はこのような質問を投げかけ市 場調査を行いました。「郵便局で25セントで配達される手紙を1ページ1ドルで送れるようにする ため、あなたなら1,500ドル以上の電話アクセサリを購入しますか?」予想通り答えは「ノー」。 結果、アメリカの製造業者でFAXが購入されることはありませんでした。
そこでピーター・ドラッカーは、日本の製造業者の率直な質問に注目しました。「FAXの技術を 生かせるマーケットはどこにあるか?」そこで彼らは、FAXが70年代のFedExのような宅配便サー ビスの代替となることに初めて気がつきました。この質問のおかげで、80年代から90年代、日本 の製造業者は初めてFAXのマーケットを広げ、普及率はアメリカを上回る数になりました。多くの アメリカの企業が後を追うには遅すぎました。
顧客アンケートは、顧客が誠意を持って返答できる内容であってこそ有効的なものになります。顧 客アンケートは内容や目的をよく考え、念入りに準備をし、時間をかけて作り込みます。設問は わかりやすく明確に、結果は良し悪しの両方を受け止めてこそあなたのビジネスに活かされます。
主要ブラウザが旧SSLバージョンのサポートを終了します。
SSLとは Secure Socket Layerと呼ばれる通信技術です。
では、TLS（Transport Layer Security）はご存知ですか？
実はどちらもブラウザで鍵マークをオンにして、HTTPS:// というアドレスをサポートする技術です。
SSL とTLSはいずれも皆さんのご使用のデバイスのブラウザと、サーバー間の通信を暗号化するもので、SSLは1995年に開発され実用化されました。しかしながら近年SSLの脆弱性が目立ち取り沙汰されて、代わりにTLSが標準化されるようになっています。主要ブラウザメーカは既に、古いSSLのバージョンのサポートを各社のブラウザから来年早々に終了することを発表しています。
各社アナウンス：
Microsoft インターネットエクスプローラー
https://blogs.windows.com/msedgedev/2018/10/15/modernizing-tls-edge-ie11/#4IqtfSwIUtPIG1or.97
Google クローム
https://security.googleblog.com/2018/10/modernizing-transport-security.html
Mozilla ファイヤフォックス
https://blog.mozilla.org/security/2018/10/15/removing-old-versions-of-tls/
Apple サファリ
https://webkit.org/blog/8462/deprecation-of-legacy-tls-1-0-and-1-1-versions/
お客様のホームページに古い形式のSSLがインストールされていると、来年第1四半期からこれらメジャーブラウザでホームページが表示されなくなります。
「一体どのSSL / TLS がインストールされているのでしょうか？？？」
PSPinc にてお客様のホームページに実装されているSSL、TLSの診断をさせていただくことができます。無料診断をご希望の方は下記のリンクからフォームにてお申込みください。
お客様アンケートをとるベストなタイミングは、実際にサービスを行った後や対応後すぐに行う ことがポイントです。日数が経てば誰しも経験した事や感覚は薄れてしまいます。より具体的で明 確な答えが受け取ることができるよう、アンケートはなるべく早めに行いましょう。
お客様への質問は、「弊社のサービスに満足できましたか?」の1つでも構いません。
実際に、お客様からのフィードバックを集めるために PSPinc で行っている方法をご紹介します
1. フィードバックフォーム
PSPinc で開発された顧客管理システムを使い、Eメール式でアンケートを送るシステムです。 PSPinc のサポートスタッフがお客様の対応後すぐにフォローアップのEメールをお送りし、アン ケートに答えていただきます。サポート対応後の率直なご意見・感想、問題点を把握することがで きます。
詳細はこちらから>> https://www.pilotsbt.com/feedback
2. オピニオンスタンド
PSPinc のロビーに設置されたオピニオンスタンドでは、お客様がお帰りの際に「How did we do?」の質問に答えて頂いています。
詳細はこちらから>> https://www.opinionstand.com/jpn
お客様との繋がりやお客様の意見は大切です。このようなシンプルで簡単な方法でフィードバック を集めることにより、今何が必要で何を改善すべきかが明確になります。
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