銀座コーチングスクール八重洲、仙台、新潟を運営するプロコーチのブログ

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ビデオ通話不可での音声のみでのオンライン会議のお悩み。
「上司は私がよく理解できてないことに気づいてない」
「事前にメールで資料連携、もしくは画面共有で誰かの画面を見ながらグループ通話するという方法での電話会議ばかりで、会議進行が難しくて悩んでいる」
など、最近よく相談受けるのでこちらにヒントになることを書いておきますね。

①　事前に資料の共有

②　事前にアジェンダの準備
・議題
・タイムスケジュール
・議題ごとのゴール：何がどうなれば話し合いのゴールなのか
・役割分担（記録係、進行役）

③　記録係
ワードなどで画面共有しながら、話し合いのキーワード（決定事項ではなくプロセスの部分が大事）や決定事項を話を聞きながら打ち込むことで話の流れを共有する役割。
話し合いを可視化することで、参加者が考えることに集中出来る。

④　進行係
参加者が話しやすいように、相づちを打ったり、肯定的なコミニュケーションを取ることで、話しやすい、意見が出やすい場をつくり、会議を活性化させる。
参加者の発言の不明瞭や不明確なところを質問で具体化したり、他の参加者の意見を引き出し、参加者に同意をとることで、結論につなげていく。

⑤　参加者
・発言時には「齊藤です、＊＊＊＊＊＊＊、以上です」と、顔が見えないことで様子が分かりにくいので、名前を述べてから発言し、終ったら「以上です」の発言のルールづけをすることでスムーズな進行を参加者の積極的にサポートする。
・声をハッキリと話すことで、やる気が伝わるので、聞き取りやすいように心がける。

最後に
＜進行役ができる「会議の話しやすさ」のヒント＞
■進行役は会議始まる前、早めにログインして参加者がログインするたびに、一人ずつ「齊藤さん、こんにちは」等の声かけをする。
■会議のスタートにタイムスケジュールや議題などを全員に改めて伝えて会議進行について共有し、進め方について、参加者にも協力を仰ぐ。
■進め方について参加者に確認するための言葉を使う。
・肯定する「いいですね」
・他の意見を引き出す「他はどうですか？」
・同意を確認する「みなさん、いいですか？」
・決定を促す「これで決めていいですか？」「次に進めていいですか？」など。

せっかく、場所を選ばずに出来ることでメリットも多いのだから、さらに生産性を高められたらいいですよね。


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