※いまどき、インストールアプリは管理が面倒なので推奨しない。クラウドメールをお奨め。
※IMAPしか設定できない(POP3は不可)ので注意。
※OSのバージョンの条件がある。古い場合はアップデートが必要。これだけで30-40分かかるので注意。
iPadにoutlookをインストールする。Appストアから入手。
→outlookを起動
→「アカウントの追加」で、メールアドレス欄にアドレスを入力
→「アカウントの追加」ボタンが青くなるのでタップ
→プロバイダからの指定情報を入力
→「サインイン」ボタンをタップ
→「次へ」→「同意する」→「outlookの仕様を続ける」
→「別のアカウントを追加」はとりあえず「後で」
→「通知設定」は「有効にする」
→完了。
※通知がいらなければ、インストールアプリのメリットはないので、クラウドメールを使用する方がラク。
■手順(すべての受信メールを転送する場合)
outlookを起動
→「移動」→「ルール」→「仕分けールの通知の管理」
(または、「ホーム」タブ→「ルール」)
→「仕分けルールと通知」のWindowで「新しい仕分けルール」タブ
→「自動仕分けウイザード」で、
→「受信メッセージにルールを適用する」
→「ステップ1:条件を選択してください」では何も選択せず
→「ステップ2:メッセージを受信したとき」が入っているので、そのまま次へ
→「この仕分けルールはすべての(受信メッセージ)に適用されます。よろしいですか」で「はい」
→「メッセージに対する処理を選択してください」Windowで
「ステップ1:処理を選択してください」では、「名前/パブリックグループへ転送する」にチェック
→「ステップ2:仕訳ルールの説明を編集してください」では、
ステップ1で選択した「名前/パブリックグループ」が入っているのでそれをクリック→次へ
→「電子メールアドレスの選択」Windowsで
登録済みアドレスがあれば選択、なければ「宛先」窓に手入力→OK
→「ステップ2」に戻る、アドレスに間違いなければ→完了
→適用→OK
■状況
一つのアドレスを複数のスタッフで共用している。
受信メールはPCにコピーが入るように設定している。
プロバイダのサーバが一杯になったようなので、一度からにしたい。
■操作
代表の1台で操作する(以下、outlookの場合)
Outlookを起動。
→ファイル→情報→アカウント設定
→メールタブ→アドレスをクリック
→変更→「サーバにメッセージのコピーを残す」のチェックを外す
→次へ→次へ→完了。
受信するとサーバが空になる。
前述の操作で、「サーバにメッセージのコピーを残す」のチェックを入れる
→次へ→次へ→完了。
■注意点
①
サーバを空にする操作の前に、全員が受信をしておくことがポイント。
サーバに残っているメールが代表の1台に入ってしまうので、
他のPCからは受信できない。
全員に、実施日時をアナウンスしておく。
②
プロバイダの契約容量を増やすわけではないので、いずれ数年後にはまた同じ操作が必要。
メールが多ければ、契約容量を増やす必要がある。
■補足
メーラー(インストールアプリ)でメールの操作をすると、こういったことが発生する。
Webメールならこの手間が省ける。メールはメーラーを使わず、Webメールに切り替えることを推奨。
※見た目、フォルダの振り分け、など、習慣が変わってしまうことに抵抗がある場合が多いが
やってしまう、と決めて切り替えることが重要。
■現象
Outlookの初期設定で、IMAPが優先になっていて、入力を進めたらIMAPで設定が
完了してしまった。POP3に変えたいが、変更ができない。
アカウントを削除しようとしても、データファイルが規定になっていて
それを削除できないので、アカウントが削除できない。
■原因
IMAPで設定したものをそのままPOP3に変更することはできない。
■処置
IMAPアカウントを削除して、新しくPOP3のアカウントを作る。
■手順
①隠しフォルダを出す
PC→表示→オプション→フォルダ検索とオプションの変更
→「表示」タブ→「隠しファイル、隠しフォルダ、および隠しドライブを
表示する」にチェック→適用→OK
②データファイルを探す
PC→Cドライブ→ユーザー→(アカウントフォルダ)
→AppData→Local→Microsoft→Outlook
③コピーする。名称は任意。
④outlookを起動
⑤アカウント設定で、③を規定にする
⑥アカウントを削除
⑦データファイルをふたつとも削除
POPとIMAPの違いがよくわからない
■送受信の仕組み
「SMTP」=送信の仕組み (そ、だからS)
「POP」=受信の仕組み (受け取るプレゼント、だからP)
■POP
・メールサーバのメールを端末(パソコンなど)にダウンロードして
端末上でメールを管理する仕組み。
・メリット
端末に入ったメールの削除や振り分けなどが快速。
メール保存容量はパソコンの容量に依存。
・デメリット、注意点
複数の端末で同じアドレスを使う場合は、「サーバに残す」などの設定が必要。
操作をしておかないと「早い者勝ち」になってしまう。
1台目で削除しても、2台目で受信されるなどの減少が起こる。
■IMAP
・メールサーバのメールを、ダウンロードせず、
サーバ上でメールを管理する仕組み。
サーバにあるものをメーラーに表示させる方式。
・メリット
複数の端末での共有がしやすい。開封状況もわかる。
・デメリット、注意点
メールサーバのアカウントごとの容量(5GBなど)制限があり、
超えた場合はサーバから削除しなければ閲覧ができなくなる。
データ更新のためには常にサーバと通信を行う必要があるので、
メールの数が増えるほど、メールの一覧を取得するだけでも時間がかかる。
・WEBメールとの違い
WEBメール
メーラー不要。アカウント設定不要。専用のシステム(サイト)にログイン。
サーバを見に行く=ネット接続がないと何も見えない。
IMAP
メーラーが必要。アカウント設定が必要。
通信ができなくても、とりあえず最後に閲覧した内容がメーラーに残る
アカウント、パスワード、送受信データ、アドレス帳などまとめてコピーできる。
■移行元PCの作業
Thunderbirdを起動
→ヘルプ→トラブルシューティング情報
→プロファイルフォルダ→フォルダを開く
→3段階上の階層へ→「Thunderbird フォルダー」にたどり着く
→これをUSBメモリにコピー
■移行先PCの作業
Thunderbirdをインストール
→移行元で取ったUSBメモリのデータをデスクトップに保存
→移動元と同じ場所にペースト(上書き)
■原因(一例)
Outlookのセキュリティ対策強化のため。
Outlookのサーバを経由してリンク先にアクセスさせるようにすることで
リンク先が不正なサイトであったとしても、端末に影響が及ばないようにするための
仕組み。
■原因
iCloudのセキュリティ基準が変わったため(gmailも同様)。
■処置
SPFレコード(なりすましメールではないことを証明するためのコード)を登録する。
ドメイン管理会社に依頼をする。
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